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遺失流動裝置時如何確保電郵安全性?

November 9th, 2016 No comments

遺失流動裝置時如何確保電郵安全性? – HKITBLOG

遺失流動裝置時如何確保電郵安全性?

現時很多人都會將電郵加到電話之中,以便隨時接收到最新的郵件,緊貼一手業務資訊。而現時透過個人的智慧型手機或平板電腦來同步 Exchange Server 的信箱、行事曆以及連絡人,是一件非常容易的事,因為就算使用者沒有特別加裝 Outlook 的 App,只是使用原廠內建郵件相關 App,如今大多數也都支援了 Exchange Server 信箱的連線存取。如此說來這一些資訊工作者的行動裝置中,便會儲存了許多與公司商務往來的敏感訊息,這時候如果人員不慎遺失了行動裝置該怎麼辦呢?

針對這類的問題不必太過擔心,因為目前大多數的行動裝置都有自家的尋找裝置 App 之內建功能,讓使用者可以透過裝置的網站登入,以 GPS 的定位功能迅速找到裝置所在的大概位置,必要時還能夠遠端觸動鈴聲、傳送螢幕訊息以及執行遠端重置作業。

其中遠端重置作業,就是將該裝置的系統回復到原廠出廠狀態,如此裝置中所有已同步或下載的資料便會遭到清除。關於這項功能在 Exchange Server 2016 中也有提供,而且可以由系統管理人員來執行,或由使用者來自行在 Outlook 網頁版中來執行。如圖 51 所示以後者的操作方法來說,使用者只要在[一般]\[行動裝置]的頁面中,便可以看到所有已連線同步過的行動裝置,例如有 Android、iOS 以及 Windows 相關的行動裝置,通通都是可以受到遠端控管的。

遺失流動裝置時如何確保電郵安全性?
圖 51 行動裝置管理

如圖 52 所示的訊息提示頁面,便是筆者執行了要遠端刪除裝置資料的功能,這時候如果使用者點選[是],則遠端刪除便會在該裝置的連線中被觸發。但您可能有一個疑問,如果目前該裝置沒有連線 Internet 或是處於關機狀態時怎麼辦?別擔心!因為一旦此動作要求已經被送出後,目標的裝置只要任何時候一連線上網,就會被觸發遠端刪除作業。

遺失流動裝置時如何確保電郵安全性?
圖 52 遠端抹除資料

關於行動裝置的管理除了可以執行遠端刪除作業之外,使用者或管理人員也可以隨時開啟如圖 53 所示的[行動裝置詳細資料]頁面來檢視裝置的完整資訊內容,包括了最新同步的時間、裝置類型、行動網路、裝置識別碼、存取狀態、更新原則的時間等等。

遺失流動裝置時如何確保電郵安全性?
圖 53 行動裝置詳細資訊

結論

本文所實戰講解的僅是在 Exchange Server 2016 訊息協同合作中,最基礎的活用技巧。若想要更深入發揮它的完整協作能力,則必須進一步整合 Office Online Server、SharePoint Server 以及 Skype for Business Server,但上述這些伺服器應用平台,並非都是必要的選項,而是可以根據實務上的需要來選擇導入,例如您只是想要做到 Email 附件文件內容的預覽,則可以選擇多增加一部輕量型的 Office Online Server 即可。若是希望完整提供整合通訊(UC)的服務給所有資訊工作者,則加入 Skype for Business Server 的建置與整合肯定少不了。同樣的即便完成了這一些進階的整合建置,往後對於一般用戶的教育訓練,讓他們持續不間斷的學習新工具,仍是非常重要的,也唯有如此才能真正展現 IT 單位存在的價值。

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企業電郵實用技巧:收件者不可錯過的功能

October 24th, 2016 No comments

確認完成了新郵件的撰寫與設定之後,就可以點選[傳送]連結來將此 Email 寄出。如圖 19 所示便是一個收件的範例,可以注意到是出現了要求回條的提示訊息,以及郵件的重要程度與敏感度標示。若想要回應已經讀取此郵件,可以點選[按一下這裡]的連結,如此一來寄件者將會立即收到讀取回條的通知。

企業電郵實用技巧:收件者不可錯過的功能
圖 19 收件範例

收件者的實用技巧

新郵件的撰寫有許多的小技巧,可以讓郵件的內容更加豐富,並且讓一些重要郵件的屬性更加鮮明。而當您從一位寄件者變成了收件者的角色時,更是有許多的小技巧是需要學習的,而且最好能夠讓這一些實用的學習經驗,成為往後的操作習慣,以改善管理大量郵件時的處理效率。首先對於您想要持續關注的 Email,您可以從 Email 的小圖示中或是郵件右鍵選單中點選[釘選]功能,如此一來該郵件便會像如圖 20 所示一樣持續出現置頂位置,並且改顯示為淡黃的底色。

企業電郵實用技巧:收件者不可錯過的功能
圖 20 釘選郵件

當同一封郵件不斷的進行來返的回覆時,最後無論這一些相同主旨的郵件項目,被分散在哪一些資料夾之中,系統都會自動將它們全部串起來,形成所謂的「交談」顯示模式,以方便收件者能夠更有效率的閱讀不同時間點的 Email 內容。但問題來了,如果您想要刪除這一連串的郵件時,該怎麼做才有效率呢?很簡單!只要在選取交談中的任何一封郵件時,點選在如圖 21 所示功能表中的[略過]即可,如此一來這一大串的來返郵件,便會ㄧ次全部被刪除掉了,但請記得這不包括儲存在[寄件備份]的郵件。

企業電郵實用技巧:收件者不可錯過的功能
圖 21 郵件選單

在個人郵件的管理中,最令人厭惡的就是氾濫的垃圾郵件。儘管 Exchange Server 2016 在伺服端,已經會幫我們過濾掉大部分的垃圾郵件,但多少總會有漏網之魚流入使用者的信箱之中。此刻我們便可以根據自己的判斷,對於可能的垃圾郵件,點選在如圖 22 所示的[垃圾郵件]選單中的[垃圾郵件]或[網路釣魚]。

企業電郵實用技巧:收件者不可錯過的功能
圖 22 垃圾郵件處理

如此一來後續相同來源的垃圾郵件,就會自動被歸類到如圖 23 所示的[垃圾郵件]資料夾之中。必須注意的是如果在垃圾郵件資料夾中,發現被誤判的正常郵件,則可以將它移動到收件夾之中。

企業電郵實用技巧:收件者不可錯過的功能
圖 23 垃圾郵件管理

待續..

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展現IT部門的價值:Exchange-Server-2016-Outlook-網頁版輕鬆設定

October 15th, 2016 No comments

展現 IT 部門的價值:Exchange Server 2016 Outlook 網頁版輕鬆設定 – HKITBLOG

展現 IT 部門的價值:Exchange Server 2016 Outlook 網頁版輕鬆設定

如圖 1 所示便是 Exchange Server 2016 的[Outlook 網頁版]登入頁面,無論使用哪一種網頁瀏覽器連線,正常來說只要是內部網域中的電腦,是不會出現任何憑證錯誤的警示訊息,如果都沒有加入公司網域的電腦,則可能會出現憑證的錯誤訊息,這時候您就需要手動幫該電腦下載與安裝憑證,並選擇儲存在[受信任的根憑證授權單位]即可。

展現 IT 部門的價值:Exchange Server 2016 Outlook 網頁版輕鬆設定
圖 1 以 Edge 瀏覽器連線 Outlook 網頁版。

如圖 2 所示則是使用者登入後的左上角應用程式選單,分別有郵件、行事曆、人員以及工作。其中[郵件]為預設登入後的首頁。

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圖 2 Outlook 網頁版主選單

個人化設定

大多數協同合作的應用系統,使用者初次登入都應該先調整個人化相關設定,以符合自己的操作習慣或簡化後續的操作流程。沒錯!Exchange Server 2016 的 Outlook 網頁版也不例外。初次登入建議使用者可以先點選頁面右上角的相片來替換成自己的大頭照,以便於人員未來進行訊息來往時,可以快速識別每一位收件者。接著則是可以像如圖 3 所示一樣,點選齒輪圖示的下拉選單,來完成其它個人化選項設定。

展現 IT 部門的價值:Exchange Server 2016 Outlook 網頁版輕鬆設定
圖 3 設定選單

請開啟如圖 4 所示的[顯示設定]頁面,在此您可以選擇您習慣的[讀取窗格]位置,針對這部分的設定,通常我們可以選擇和 Outlook 一樣設定的使用經驗。值得注意的是您也可以讓不同的郵件資料夾,選擇不同的讀取窗格類型,只要先將[套用至所有資料夾]的選項取消即可。進一步還可以自訂[郵件清單]與[交談]的呈現方式。

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圖 4 顯示設定

接著可以開啟如圖 5 所示的[變更佈景主題]頁面,來挑選自己喜歡的配色與樣式。整個挑選過程,將會在每一次選取時即時預覽。點選[確定]完成套用。

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圖 5 變更佈景主題

在點選[選項]後可以開啟如圖 6 所示的[一般]\[我的帳戶]頁面來設定個人的詳細資訊。針對在此的每一個欄位值,如果 IT 人員已經有在[Active Directory 使用者和電腦]介面中完成設定,則在此頁面中將會全部呈現出來。這些資訊越是完整肯定越好,它有利於人員進行訊息互動時查看個人資訊 。

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圖 6 我的帳戶設定

如果使用者需要變更自己的網域帳戶密碼,只要隨時點選[變更您的密碼]連結,來開啟如圖 7 所示的頁面進行修改即可。此外,如果公司網域本身有設定密碼的期限原則,則將會在到期之前自動出現在 Outlook 網站上來提醒使用者進行變更。

展現 IT 部門的價值:Exchange Server 2016 Outlook 網頁版輕鬆設定

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最終章!Edge電子郵件收發測試輕鬆完成

September 7th, 2016 No comments

最終章!Edge 電子郵件收發測試輕鬆完成

在確認了EdgeSync與傳輸服務皆在正常執行中,便可以準備來測試一下Email的對外收發。不過在此之前建議您,可以先使用Telnet命令,來測試一下Edge Transport主機的SMTP連接埠是否可以正常連線。請依序完成在內部網路以及經由Internet網路的測試,只要下達Telnet 主機IP位址 25即可。若發現沒有Telnet命令工具可用,則您需要從測試的電腦上,如圖32所示加入[Telnet用戶端]功能的安裝。如果是Windows 10的電腦,則必須改從[控制台]的[程式和功能]中,點選[開啟或關閉Windows功能]來進行安裝。

最終章!Edge 電子郵件收發測試輕鬆完成
圖32 安裝Telnet用戶端。

另外為了讓Internet的郵件,可以成功從Edge Transport主機來接收,並且傳遞到內部使用者信箱,您還必須修改現行DNS伺服器的MX記錄。如圖33所示範例,請在點選[瀏覽]按鈕後,改選取Edge Transport主機的A記錄。

最終章!Edge 電子郵件收發測試輕鬆完成
圖33 DNS記錄修改。

太好了!接下來請立刻使用Outlook或OWA(新版稱為OOW)用戶端,來測試一下Email對外的發送。當Email發送之後,您就可以開啟Exchange工具箱(Exchange Toolbox)中的[佇列檢視器],來查看Email對外的傳送情形。當您開啟內部信箱伺服器的[佇列檢視器]時,可能會看到下個躍點網域為您的Edge Transport主機,而傳遞類型會暫時出現[陰影備援]的訊息。

話說何謂陰影備援呢?其實陰影備援功能(Shadow redundancy)最早出現於Exchange Server 2010 之中,主要用途在於藉由備援郵件復本的機制,讓傳輸服務在確認所要傳遞的郵件,已送達傳送路徑中的下一個跳躍點(Hop)之後,才將暫存在傳輸資料庫的郵件進行刪除。如果下一個跳躍點的SMTP服務不支援陰影備援,則Exchange Server將會依據接收連接器(Receive connector)的間隔時間設定,來作為郵件備援複本的延遲認可之判斷。

當準備傳送至Internet的郵件(例如:msn.com)順利來到Edge Transport主機時,也同樣可以在它自己的[佇列檢視器]視窗中,如圖34所示檢視到正在連線狀態的訊息提示。

最終章!Edge 電子郵件收發測試輕鬆完成
圖34 Internet郵件寄送測試。

總結

Exchange Server 2016是一個極具彈性的訊息協同平台,就以針對防垃圾郵件與防毒的需求來說,不僅可以直接使用內建的兩種安全篩選器功能,也可以關閉此兩種代理程式,來改採用第三方相容的防垃圾郵件與防毒軟體,這包括了檔案層級的防毒軟體。

進一步若想要減輕信箱伺服器運行的負載,還可以在DMZ網路中建置一部專屬的Edge Server 來負責處理垃圾郵件的篩選工作。若您希望能夠包含橫跨異地的Exchange Server主機,都能夠使用Microsoft自家檔案層級的防毒軟體,並且做到集中監視與提供報告分析的功能,那麼加入System Center Configuration Manager於總公司的網路之中,肯定是最佳的解決之道。

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對微軟很不滿嗎?外國人架設 Microsoft-Sucks網站發洩不滿

June 10th, 2015 No comments

 

經多年來的發展,微軟對於作為商業用途上,已幾乎是不可不用的產品;然而微軟近年來推出的產品,例如是最新的作業系統,一直都有不少用戶對此有很大的意見!

 

究竟有多大呢?近日筆者正於網絡上找尋微軟教學相關事宜,竟發現了一個名為 Microsoft Sucks 的網站。能為了不滿微軟而花費建立網站,那憤怒的情緒有多大,不言而喻。

 

此網站沒有華麗的設計,但卻提供了簡單直接的發洩渠道,而暫時看來,網站之中的貼文數量亦不多,不過依然會見到很多用户將對微軟的不滿發洩於網站之中,例如有用戶便稱(如下圖):

microsoftsucks.org 可助你發洩不滿

我深信微軟老闆必定願意聽用户的意見,但很抱歉!微軟高層直接對話這些機會….不會屬於一般客戶。

而分佈其他地區的公司,她們即使在微軟工作,但會否將你的意見反映?這點沒有人知道;其實用戶往往就是因為一些細微的原因而慢慢流失,例如服務態度差等等;而之所以有用户架設 microsoftsucks.org 這些網站,我想他們主要是希望他們的聲音能夠被高層聽見!

其實該網站早於 2006 年已存在,但一直以來微軟….有否上來看看呢?

如果大家心中對微軟有所不滿,歡迎隨時進入留言看看,說不定會有意外收穫。

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