企業電郵實用技巧:收件者不可錯過的功能
圖 19 收件範例

收件者的實用技巧

新郵件的撰寫有許多的小技巧,可以讓郵件的內容更加豐富,並且讓一些重要郵件的屬性更加鮮明。而當您從一位寄件者變成了收件者的角色時,更是有許多的小技巧是需要學習的,而且最好能夠讓這一些實用的學習經驗,成為往後的操作習慣,以改善管理大量郵件時的處理效率。首先對於您想要持續關注的 Email,您可以從 Email 的小圖示中或是郵件右鍵選單中點選[釘選]功能,如此一來該郵件便會像如圖 20 所示一樣持續出現置頂位置,並且改顯示為淡黃的底色。

企業電郵實用技巧:收件者不可錯過的功能
圖 20 釘選郵件

當同一封郵件不斷的進行來返的回覆時,最後無論這一些相同主旨的郵件項目,被分散在哪一些資料夾之中,系統都會自動將它們全部串起來,形成所謂的「交談」顯示模式,以方便收件者能夠更有效率的閱讀不同時間點的 Email 內容。但問題來了,如果您想要刪除這一連串的郵件時,該怎麼做才有效率呢?很簡單!只要在選取交談中的任何一封郵件時,點選在如圖 21 所示功能表中的[略過]即可,如此一來這一大串的來返郵件,便會ㄧ次全部被刪除掉了,但請記得這不包括儲存在[寄件備份]的郵件。

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圖 21 郵件選單

在個人郵件的管理中,最令人厭惡的就是氾濫的垃圾郵件。儘管 Exchange Server 2016 在伺服端,已經會幫我們過濾掉大部分的垃圾郵件,但多少總會有漏網之魚流入使用者的信箱之中。此刻我們便可以根據自己的判斷,對於可能的垃圾郵件,點選在如圖 22 所示的[垃圾郵件]選單中的[垃圾郵件]或[網路釣魚]。

企業電郵實用技巧:收件者不可錯過的功能
圖 22 垃圾郵件處理

如此一來後續相同來源的垃圾郵件,就會自動被歸類到如圖 23 所示的[垃圾郵件]資料夾之中。必須注意的是如果在垃圾郵件資料夾中,發現被誤判的正常郵件,則可以將它移動到收件夾之中。

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圖 23 垃圾郵件管理

待續..

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