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大量信箱維護必學技巧

June 16th, 2016

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大量信箱維護必學技巧

純粹使用 Windows 圖形管理介面(GUI),來控管 Exchange Server 訊息平台的時代,早在 Exchange Server 2007 版本開始便已經終結。如今最新的 Exchange Server 2016,已經提供了如同 Exchange Online 的 Web 管理主控台,搭配更具完善的 Exchange Management Shell 命令介面,讓系統人員面在對於任何情境運作下的信箱(Mailbox)維護需求,皆能夠以最快速、簡潔的方式精準達成任務。

電子郵件(Email)已是如今企業最重要的通訊工具,它的重要性甚至於勝過了辦公室電話機與隨身的手機,因為哪怕是坐在您對面的同事,您與他之間的溝通方式,都得仰賴 Email 的傳遞方式,才能將整個公事的內容交代清楚。換句話說,任何應用系統的導入,都離不開與它的結合使用,例如內部網站公告的發佈、電子表單簽核流程、文件發佈管理、專案工作管理等等。

電子郵件信箱(Mailbox)的地位是如此崇高,但管理起來卻不是一件容易的事,尤其是在大型的組織架構中,更是經常讓 IT 人員弄得灰頭土臉,因為在平日的維護中,除了有人員收發 Email 的問題要處理之外,不同部門以及不同職位的人員,還會有不同的使用需求與 IT 控制及管理上的需要。像是您可能必須為特定職稱的人員,設定與一般人員不一樣的配額,或是需要幫助某些資訊往來較敏感的部門,配置封存信箱、仲裁機制、訴訟等功能。

想要部署一個能夠完全滿足企業 IT 政策的 Email 運作環境,採用傳統僅提供 SMTP 與 POP3(或 IMAP)的 Mail Server,幾乎是不可能辦得到的。因為能夠提供上述需求解決方案的是訊息協作平台,而不是電子郵件伺服器。根據筆者多年在 IT 服務業的實戰經驗,目前大概只有 Microsoft 的 Exchange Server 以及 IBM 的 Notes/Domino 兩種平台,能夠真正滿足訊息協作管理的需要,不過這兩者在實務上仍是有相當大的差異。

其中在使用者信箱的管理面上,最新的 Exchange Server 2016 所內建的功能,就可以滿足企業從資訊安全、法規遵循、高可用性到各種與信箱批次配置的需要。反觀 IBM 最新的 Notes/Domino 9.x 版本,卻仍舊是和過去的版本一樣沒有太大的差異,許多進階的需求仍需要客製化設計,或是整合第三方的解決方案,才能夠達成相同程度的需求。

接下來就讓我們一同來學習一下,如何以最簡單實用的方法,來做好 Exchange Server 2016 信箱的基礎管理!

如何啟用網域帳戶信箱功能

企業訊息平台選擇採用 Exchange Server 2016 的關鍵優勢之一,就是它直接和現行的 Active Directory 緊密整合在一起,不需像第三方的應用系統一樣需透過 LDAP Connector 相關元件來進行整合,更重要的是整合後的 Exchange Server 信箱功能,將可以直接與其它 Microsoft 的產品或雲端服務進行進階整合,像是整合 Skype for Business 的語音視訊,或是連接 Exchange Online 的封存信箱等等。接下來就讓我們一同來學習一下,有哪些實用的技巧可以讓系統管理人員更有效率的建立人員信箱。

首先當然就是透過純 Web 介面的[Exchange 系統管理中心]。如圖 1 所示您可以在[收件者]節點的[信箱]頁面中來新增使用者信箱或連結的信箱,其中連結的信箱功能大家可能會比較陌生,其實它的用途主要在於可以讓人員的帳戶與信箱,分開在不同的 Active Directory 網域之中。

以上資訊由www.hkitblog.com提供

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