既環保、又省錢！文件數碼化管理無難道
October 24th, 2013
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「環保」一詞相信常常出現在大家的腦海中，然而在商業環境下講環保，企業往往需付出額外的投資才可；雖然前期投資會較多，但長遠來說所節省到的支出卻不可少看呢！其中一個範疇就是將傳統的文件數碼化，數碼化後的文件能更易於管理外，亦直接節省了大量存放位置及耗才成本，例如打印時的油墨、紙張等等。
要將文件數碼化﹐企業便需要聘請額外的人手將傳統的紙張文件一一掃描到系統之中，同時亦需要因應文件的內容而進行相對應的 Tag，這樣才便於日後進行搜尋工作。假如大家想節省聘請人手進行有關工作，其實亦可透過坊間的一些方案協助下達成全面文件數碼化的目標。
就好像近日由九倉推出的文件管理系統 Doc:brary 便是一個類似的方案。此方案能讓企業透過網絡連接系統隨時隨地管理文件。嚴格來說，Doc:brary 是一套網上文件管理系統，透過系統用戶可更有效解決傳統文件管理難題；同時系統亦全面支援英文、繁體中文及簡體中文的使用者介面，能將一系列的文件檔案電子化並集中處理，使企業能安全又快速地搜索及存取所需檔案。
對於不同規模的企業，可因應需要選擇以下兩種方案組合：
1. 「Doc:brary 及伺服器組合」包括文件管理系統必備的硬件及軟件，最切合希望實現數碼化辦公室，但卻欠缺有效文件管理系統的企業。
2. 「Doc:brary 掃描及儲存組合」專門為需要處理大量紙張文件的企業而設，能將文件數碼化並提供額外儲存空間。這個組合包括一套 Doc:brary、一部掃描器連文字識別軟件以及一部網絡儲存伺服器，能達成精簡程序及文件儲存的目的。
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